Client Voice DXに向けた業務可視化にBPRコンサルティングのノウハウで貢献

日清丸紅飼料株式会社様

働き方改革実現のため至上命題となった業務属人化の課題を解決

日本で60年以上にわたり、安心・安全な飼料及の生産・販売を行っている日清丸紅飼料株式会社。
働き方改革の実現に向け、2018年より様々な取り組みを行っていくなかで、大きな課題として顕在化したものが「給与計算業務に掛かる負担と属人化」への懸念でした。

「弊社は日本全国に14の拠点があり、給与計算業務に関しては各拠点の担当者がタイムカードの記録をExcelにまとめて計算し、改めて給与システムに入力するという、非常に手間の掛かる作業を行っていました」と語るのは、同社の情報システム室室長塩中氏です。

「経営陣からの要請もあり、RPAの導入に挑戦してみようという気持ちはありました。ただ、RPAにも得意な部分と不得意な部分があります。私たちの業務プロセスの中で、RPAの得意な部分に当てはまるのがどこなのか、そこがわからなければ導入してもあまり効果は望めません。ですから、まずは業務プロセスを洗い出すことから始めようと考えました」(塩中氏)。

提案のタイミングが合致、検討に時間をかけるよりもスピードを重視

「業務分析については外部の客観的な評価を得た方が、より正確な結果が得られると考えていました。ただ、時間と予算を考慮し大規模なコンサルティングをお願いするよりは、東京本社での給与計算に焦点を絞り、まずは小規模で分析を始める方向性で動き始めました。そのタイミングでARIさんから規模もコストもマッチしたご提案をいただいたので、お願いさせていただきました」(塩中氏)。

2019年3月にARIから具体的なサービス内容についての提案が行われ、同月中に社内決裁手続きが完了。
2019年4月から1カ月間で業務プロセスの洗い出しが行われました。

課題の可視化によって社内の理解が進み改革の推進がスムーズに

ARIが実施した業務分析によりプロセスごとの業務量が可視化されたことで、時間がかかっていると思っていた作業が意外と短時間で済んでいたり、逆に予想外に時間を取られていたりというケースがいくつか見つかりました。

「ボトルネックになっている業務」や「RPAの導入効果が高いと思われるプロセス」が明確になったのです。

「このようなコンサルティングサービスを受けるメリットとしては、客観的な業務分析を通して課題を正確に浮き彫りにすることで、明確な裏付けと自信を持って迷いなく改善策を実行できることにあると思います。”可視化による施策の裏付け”はプロジェクトを実施する上で、非常に重要な要素だと感じています」(塩中氏)。

ペーパーレス化の実現で紙のプレッシャーから解放

同社では、給与計算業務の改善にあわせて勤怠管理の電子化も進めており、その一環として給与明細のペーパーレス化を実施しています。

「現在では、給与明細は紙ではなく、PDF化して各従業員の端末に配信する方式をとっています。給与明細は個人情報の塊なので、配布する相手を絶対に間違えられない。業務分析の過程でヒアリングを進めた結果、それが担当者にとって大変なプレッシャーになっていることが判明しました。そこで、これを機に給与明細のペーパーレス化を進めてはどうかと、ARIさんからご提案いただいたんです」(塩中氏)。

給与明細のペーパーレス化については社内でも議論になり、最終的には業務分析による裏付けが決め手となって、ペーパーレス化にGOサインが出たとのことでした。

現在も同社では、継続してDXの推進に向けた取り組みを予定しています。

「正直、やることが山積みなので、今後もARIさんのご提案には大いに期待しています。今回、一緒にプロジェクトを進めていて印象に残ったのは、ARIさんの仕事が非常に丁寧で、常にスケジュールを意識している点です。これからも定期的に情報交換を行いつつ、何気ない会話の中から新しいアイデアが生まれるような、そんな関係でいられればなと思っています」(塩中氏)。