Client Voice BTCアプローチで進めた現場DX、ARIの提案力と業務理解力が、現場の実務に即したシステムを生み出した

※BTCアプローチとは、DXを成功に導くための専門人材「Business（コンサルタント）」「Technology（エンジニア）」「Creative（UI/UXデザイナー）」を迅速かつ最適に編成し、一体的にDXを推進する当社におけるプロジェクト組成の仕組み

大和ライフネクスト株式会社

1983年に設立。「LEAD NEXTYLE　あしたのあたり前を、あなたに。」を経営ビジョンに掲げ、分譲・賃貸マンションをはじめ、ビル、商業施設、ホテルなどの建物管理サービスを主軸に、広く住生活・不動産に関わる領域で事業を提供している。強みは、顧客ニーズに寄り添うホスピタリティ。管理組合や居住者へのサポート、資産価値を維持する清掃や修繕など、顧客とのつながりを大切にしたきめ細かなサービスで、人々の「あたり前の日常」を支えている。

約3000ある工事協力事業者との日程調整業務をデジタル化　提案力の高いARIをDXの伴走パートナーに

マンション管理を主力事業とする大和ライフネクスト様は、各種点検や工事にも多く携わっています。工事は、点検やスポット的な案件も含めると年間20～30万件。約3000に上る工事協力事業者との連携が不可欠ですが、近年同社では、事業者との連絡手段が多様化する中で、情報共有に課題を感じる場面があったと言います。

工事協力事業者ごとに連絡手段が多様で、情報共有に時間を要するケースや、天候などによる日程変更が複雑化し、共有の難しさが生じることがありました。こうした課題を解消し、業務効率化を進めるために、同社と工事協力事業者様が利用する日程調整管理システムの構築が求められていました。

そこで同社は、以前より業務システム基盤構築の支援を受けており、信頼を寄せていたARIに相談。日程調整管理システム開発の提案を受けた際に感じたのは、ARIの優れたUI/UXデザインでした。
多くのシステム開発では、既存の業務システムを踏襲したデザインが提案されることが一般的です。
しかし ARI の提案はその枠に収まらず、業務プロセスの改善にまで踏み込んだものでした。単なる延長線ではなく、“より良い業務のあり方” を見据えたダイナミックなアプローチが際立っていました。
提案にあたっては、同社の業務を丁寧にヒアリングし、その理解をもとに実務に即した説得力のある内容が示されていました。
デジタル推進部の平川氏は、こう振り返ります。

「ARIを選んだのは提案内容とコスト面を比較した結果ではありますが、プロジェクトに対する真摯な姿勢も決め手となりました。それに、これまでも類似のシステムを開発した経験を持っているという安心感もあり、ARIの支援を受けることを決めました」（平川氏）

深い業務理解に基づいた積極的な提案が、使い勝手を追求したシステムを実現

2022年秋にプロジェクトがキックオフとなり、同社はまず、業務フローや現状の課題などを整理。そのうえ、デザイン先行で開発を進めるといったARIの提案を採用し、画面設計がスタートしました。
検討段階では Figma を用いて画面イメージを段階的に共有し、同社が早い段階から利用イメージを持てるように進められていました。
こうした手法により認識のズレが生まれにくく、納得度の高い設計とスムーズな開発につながりました。
デザイン検討が進む中で、ARI は UI の見やすさだけでなく、業務プロセスに沿った UX の最適化にも取り組みました。
検索機能や画面遷移などの操作を丁寧に見直し、利用者が迷わず使えるよう設計の精度を高めていきました。
「UIの『見た目』の部分だけではなくUXを重視してくださった点が特によかったと感じます。たとえば検索機能であれば、建物の名称を入力することが多いですが、建物の構造や商品コードのほうが検索しやすいと考えるユーザーもいます。細かい部分の使い勝手を追求してもらえたのはありがたかったですね」（平川氏）

実際の業務フローを踏まえた UI/UX の追求は、システム全体の機能設計にも反映されていました。たとえば、工事スケジュール変更が必要な場合は、システム内のカレンダー上で新たな日程候補を表示。日時が決まれば各社に通知される仕組みにしたほか、工事後の報告書もボタン一つでアップロードできるようにするなど、ARIの提案を取り入れつつ、実際の業務の流れに合わせたUI/UXにしていきました。

ARI は同社の事業内容を的確に把握したうえで、業務背景に基づいた機能の必要性を明確に示しながら提案を進めていました。 部門によってそれぞれ異なる業務フローが存在していましたが、ARI はそれらの違いに応じて柔軟に対応し、操作や機能の共通化を図っていました。
また、デザインチームと開発チームの連携も速く、機能検討で複数案の調整が必要になった際には、その場で実現可否を確認し、当日中に折衷案を提示するなど、迅速な対応が行われていました。

「連携というところで言うと、今回は当社の販売管理システムと整合性を図るため、担当の協力会社様と調整を行いながら開発を進める必要がありました。当然、販売管理システムの基本設計面も理解しなければ進められませんが、関係会社との連携もスムーズで、スピーディーに取り組んでいただけたのは助かりました。

システム設計の面では、業務フローの変更・追加に対応できるよう、報告書のマスタを作成するなど、将来的な改修ポイントを減らすための工夫も随所に取り入れました。そして、AWSの機能を活用し、セキュリティや運用性が考慮された設計としたことで、リリース後も安定して稼動しています。運用面では、ARIと連携しながらシステム監視を行っています」（平川氏）

システム利用が進み、協力会社にも使いやすいと好評　今後もARIと改善を進めたい

マンション管理部門を対象とした日程調整管理システムのリリースから約10か月が経った日程調整システム。順調に利用が進み、現在は約700の工事協力事業者が活用しています。

同社は、ARI が事業部や工事協力事業者のもとへ足を運び、操作説明や質問対応などを丁寧に行ったことを評価していました。こうした地道なサポートにより、利用が定着し、「使いやすい」という声が多く寄せられるようになったと言います。

一方で、実際の業務で継続的に使われるようになったことで、新たな改善要望も生まれています。

「ユーザー側から『こうしたい、ああしたい』が出てくるのは、システムを実際の業務で活用してもらっている証拠だと思っています」（平川氏）

同社は、こうした声を反映させながら、他部門向けのシステムの開発にも取り組んでいく考えです。最後に、ARI担当者への評価と、今後の展望についても伺いました。

「デザインチームも開発チームも、本当に熱い思いを持ったメンバーに恵まれました。こちらが指示しきれない細かい点も正確に汲み取り、深いところまで突き詰めて開発してくれたことに感謝しています。

ここまで3年以上の取り組みの中で、当社の業務理解も深まっており、今後もARIからのさまざまな提案に期待しています」（平川氏）